Catégorie : Lettre des Pros

  • UmiVitalité : L’alliance gagnante pour vos clients TPE-PME du secteur HCR à un tarif stable très compétitif

    Fruit de notre partenariat exclusif avec l’UMIH, première organisation patronale du secteur HCR, nous avons lancé à l’automne 2024 : UmiVitalité, une offre Santé et Prévoyance collective dédiée aux entreprises du secteur de l’hôtellerie-restauration (HCR).

    Une offre pensée par la profession HCR pour l’ensemble de la profession : 

    Avec son tarif attractif et inchangé depuis le début de cette année, notre offre UmiVitalité permet à vos clients de bénéficier d’une solution performante, accessible et conforme à leur convention collective.

    Les avantages pour vos clients :

    • Un rapport qualité/prix plus compétitif que l’offre historique : 15% moins cher que la branche HCR, avec son tarif stable à partir de 47,10€* par mois et par salarié en frais de santé.
    • Une offre conforme aux obligations réglementaires du contrat responsable et aux minimas prévus par la convention collective HCR.
    • Des garanties santé et prévoyance complètes, modulables et renforcées sur certains postes tels que l’optique et le dentaire, adaptées aux salariés et à leur famille.
    • Une qualité de gestion supérieure, labellisée 100% France Garanti.
    • Des garanties renforcées sur certains postes tels que l’optique et le dentaire.
    • Des services pour améliorer l’accès aux soins et diminuer le reste à charge des salariés (réseau de soins, téléconsultation, assistance, …). 

     

     

    Pour toute question ou besoin d’information complémentaire, contactez votre inspecteur commercial qui vous accompagnera dans vos démarches et le développement de votre portefeuille client.

     

    *1,20% du plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS), par mois et par salarié(e) affilié(e) au régime général versus 1.37% du PMSS à partir du 1er avril 2025 (branche HCR). Le montant minimum pris en charge par l’entreprise est de 50 % soit 23,55€ par salarié(e) et par mois.

     

     

     

     

     

     

     

  • L’importance de la désignation des bénéficiaires en prévoyance : pourquoi et comment guider vos clients ?

    L’importance de la désignation des bénéficiaires en prévoyance : pourquoi et comment guider vos clients ?

    La désignation des bénéficiaires est souvent sous-estimée, alors qu’elle garantit que les prestations seront versées aux bonnes personnes en cas de décès.

    Pourquoi est-ce crucial ?
    ➡️ Une désignation inadaptée ou obsolète peut entraîner des litiges ou des complications pour les proches du salarié.
    ➡️ Sans désignation, la répartition des indemnités suit un ordre successoral par défaut, qui peut ne pas correspondre aux souhaits du salarié et sa situation personnelle.

     Les erreurs fréquentes
    🚫 Ne pas désigner de bénéficiaire : les fonds sont versés aux héritiers légaux, parfois en décalage avec les volontés du salarié.
    🚫 Oublier de mettre à jour après un mariage, divorce ou naissance.
    🚫 Ne pas préciser la répartition entre plusieurs bénéficiaires, risquant des conflits.

     Votre rôle en tant que courtier
    ✅ Sensibiliser vos clients à l’importance de cette désignation et à sa mise à jour régulière.
    ✅ Vérifier que les contrats prévoient une flexibilité suffisante pour adapter facilement les bénéficiaires.

     

    Bon à savoir
    Certains contrats offrent des outils en ligne pour modifier et gérer facilement la désignation des bénéficiaires. Pensez à informer vos clients sur ces solutions !

    En anticipant ces points, vous aidez vos clients à garantir la protection financière de leurs salariés et de leurs proches.

     

     

     

     

     

     

     

  • #6 – Retrouvez les informations juridiques et réglementaires du moment.

    #6 – Retrouvez les informations juridiques et réglementaires du moment.

    Au programme des dernières évolutions juridiques et réglementaires :

     

     

  • La Déclaration Sociale Nominative (DSN) chez Colonna, une approche agile

    La Déclaration Sociale Nominative (DSN) chez Colonna, une approche agile

    Par ses fonctionnalités agiles, la solution DSN Colonna offre une gestion modulaire qui s’adapte à vos besoins tout en garantissant une gestion rigoureuse.

     

    Une solution au plus proche des attentes de nos clients

    Avec son outil de pilotage, elle permet notamment une activation « sur-mesure » des fonctionnalités de base, telles que :

     

    📃 La fiche de paramétrage : des formats et des envois sur mesure

    Elle est transmise via Net-entreprises sous 24h après chaque mise en gestion ou modification contractuelle.  Elle est exportable de Net-entreprises par SIRET, aux seuls formats PDF et XML.

    Vous avez de nombreux contrats à suivre ? Prévenez le service DSN : un fichier récapitulatif au format CSV vous sera adressé par mail, après vérification du contact demandeur.

     

    🙋‍♂️ Les affiliations-radiations : une actualisation au choix

    Si l’établissement est activé en affiliation-radiation DSN, les flux sont synchronisés chaque mois avec le système d’informations Colonna. Toute mise à jour par anticipation sur l’espace entreprise est également vérifiée a posteriori avec les flux.

    Si vous clôturez le contrat assuré par anticipation sur votre espace entreprise, la mise à jour web est priorisée.

    Vous n’avez pas encore activé cette fonctionnalité ? Contactez notre service DSN.

     

    💶 Le prélèvement SEPA DSN : le mode de paiement le + sûr

    Plusieurs modes de paiement : virement, paiement en ligne sur votre espace entreprise, ou prélèvement.

    Le prélèvement est le mode de paiement recommandé, vos avantages :

    • Vous êtes libéré(e) de la gestion manuelle des paiements
    • Vous bénéficiez d’une vérification complémentaire des cotisations prélevées sur paie avant toute remise en banque, afin de garantir l’exactitude des données.

    Vous souhaitez activer ce mode de règlement ? Paramétrez le bloc « versement » de votre logiciel de paie en sélectionnant le code « 05-prélèvement SEPA ».

    Vous recevez ensuite un mandat SEPA de confirmation à nous retourner.

     

    📩 La communication : automatique et adaptée

    Le bon déroulement des opérations est conditionné par la bonne conformité des flux. Nos communications sont envoyées au déclarant DSN.

    Besoin d’un point de situation mensuel ou trimestriel vers un autre contact : il est programmable sur simple demande à notre service DSN.

     

    Que se passe-t-il si la DSN est mal paramétrée ?

    • Risque d’erreur dans le traitement des événements de gestion véhiculés par la DSN, voire de non prise en compte
    • Non recouvrement des cotisations, risque de relance
    • Allongement des temps de traitement (pas d’intégration automatique en cas d’erreur de paramétrage)

    En adoptant la solution DSN Colonna, vous franchissez une étape importante vers la simplification de votre gestion sociale.

    Alors, contactez notre service DSN pour vérifier ces fonctionnalités activées sur votre périmètre.

     

    ☎️ Support et assistance dédiés :

    Pour vous accompagner dans l’utilisation optimale de la DSN, Colonna met à votre disposition une cellule dédiée composée d’experts spécialisés. Ces professionnels sont joignables via une ligne téléphonique directe, vous garantissant ainsi un accès privilégié à des conseils personnalisés et des solutions rapides à vos problématiques.

    📱02 54 88 38 17

    📧 dsn@cofacility.fr

  • Encouragez vos salariés à adopter les bons réflexes pour garantir un remboursement optimal

    Encouragez vos salariés à adopter les bons réflexes pour garantir un remboursement optimal

    Pour garantir un remboursement rapide et efficace, voici quelques points clés à partager avec vos collaborateurs :

     

    Pourquoi la facture est-elle essentielle ?

    Sans ce document, nous ne pouvons pas savoir si la part mutuelle a bien été réglée par le salarié ou prise en charge par le professionnel de santé. Cette démarche permet d’éviter des remboursements en double et de préserver l’équilibre des cotisations.

     

    Aidez ainsi vos salariés à optimiser leurs remboursements santé !

     

    Besoin d’informations ? Nos équipes restent disponibles pour vous accompagner.

  • Prévention des troubles musculosquelettiques (TMS) : comment limiter les risques dans votre entreprise ?

    Prévention des troubles musculosquelettiques (TMS) : comment limiter les risques dans votre entreprise ?

    Les troubles musculosquelettiques (TMS) sont l’une des premières causes de maladie professionnelle en France.

    Douleurs articulaires, tensions musculaires, troubles chroniques : ces pathologies affectent la qualité de vie des salariés et impactent la performance des entreprises. Il est essentiel d’adopter les bonnes pratiques pour protéger vos collaborateurs et améliorer leurs conditions de travail.

     

    Comprendre les TMS : des risques présents dans tous les secteurs

    Les TMS regroupent un ensemble d’affections qui touchent les muscles, les tendons et les nerfs, souvent causées par des gestes répétitifs, de mauvaises postures ou encore des efforts excessifs. Si certains secteurs comme le BTP, la logistique ou l’industrie sont particulièrement exposés, les employés de bureau ne sont pas en reste : un poste de travail mal aménagé ou des mouvements prolongés sans pause peuvent entraîner des douleurs chroniques.

     

    Les obligations de l’employeur : un cadre réglementaire clair

    En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de préserver la santé et la sécurité de vos salariés. Le Code du travail impose notamment :

    ✔️ L’identification et l’évaluation des risques professionnels (Document Unique d’Évaluation des Risques – DUER).

    ✔️ La mise en place d’actions de prévention adaptées.

    ✔️ L’information et la formation des salariés sur les bons gestes à adopter.

    ✔️ L’aménagement des postes de travail afin de réduire les contraintes physiques.

     

    Bonnes pratiques : comment limiter les TMS au sein de votre entreprise ?

    Voici quelques actions concrètes à mettre en place pour réduire les risques :

    ✔️ Aménager les postes de travail : Fournir du mobilier ergonomique (sièges adaptés, supports écran, repose-pieds) et repenser l’organisation du travail pour limiter les efforts inutiles.

    ✔️ Former et sensibiliser les salariés : Proposer des ateliers sur les bonnes postures, l’importance des étirements et les règles de manutention.

    ✔️ Encourager les pauses actives : Inciter les salariés à bouger régulièrement, à alterner les positions et à pratiquer des exercices de détente.

    ✔️ Utiliser des équipements adaptés : Mettre à disposition des aides techniques (chariots, exosquelettes, logiciels de reconnaissance vocale) pour limiter les efforts physiques.

    ✔️ Améliorer l’organisation du travail : Réduire la répétition des gestes en diversifiant les tâches et en ajustant les cadences.

    Engageons-nous ensemble pour la prévention des TMS

    Initiez ou renforcez votre politique de prévention des TMS. Colonna vous accompagne dans cette démarche en vous proposant des solutions adaptées à votre entreprise et à vos salariés.

  • Gestion des dispenses : obligations et bonnes pratiques

    Gestion des dispenses : obligations et bonnes pratiques

    Dans le cadre de la mise en place d’une complémentaire santé et/ou d’un contrat de prévoyance collectif, certaines catégories de salariés peuvent être dispensées d’adhésion sous certaines conditions. Une gestion rigoureuse des dispenses est essentielle pour assurer la conformité réglementaire et éviter tout risque de contentieux. Voici les obligations et bonnes pratiques à suivre.

    Les obligations légales : ce que dit la réglementation

    L’adhésion à un contrat collectif souscrit par l’employeur est obligatoire.

    Sous certaines conditions, les salariés ont la faculté de se prévaloir de dispenses d’adhésion en choisissant de ne pas adhérer aux garanties proposées par l’entreprise.

    Les dispenses sont soit :

    • De droit : elles sont limitatives et fixées par la loi.
    • Au choix de l’employeur (dites « facultatives ») : elles sont fixées par la réglementation et doivent être prévues dans l’acte juridique pour être sollicitée par le salarié.

    La demande doit être formulée sous la forme d’une déclaration sur l’honneur que le salarié remet à l’employeur et indiquant :

    • L’organisme assureur ou la date de fin de ses droits
    • Les garanties auxquelles le salarié renonce.
    • La mention selon laquelle le salarié a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix.

    En cas de contrôle Urssaf, l’employeur doit pouvoir présenter la demande de dispense pour justifier de la non-adhésion du salarié.

     

    Quels sont les risques en cas de mauvaise gestion des dispenses ?

     

    Les bonnes pratiques pour une gestion optimisée

    💡 Informer et sensibiliser : Dès l’embauche, expliquez aux salariés l’obligation d’adhésion et les cas de dispense possibles. Un livret d’accueil ou une note interne peut être utile. Être bien protégé, c’est essentiel pour accéder sereinement aux soins.

    📁 Collecter et archiver les justificatifs : Conservez toutes les demandes de dispense avec les justificatifs à jour. Une mise à jour annuelle est recommandée. Dès que le salarié ne répond plus, il est automatiquement affilié.

    📌 Vérifier la conformité : Assurez-vous que les motifs de dispense sont bien conformes aux textes en vigueur et que les justificatifs fournis sont valides.

    🔄 Mettre en place un suivi régulier : Une situation personnelle évolue (exemple : fin du contrat du conjoint, changement de statut). Il est donc important de revoir chaque année les dispenses accordées.

    🚀 S’appuyer sur un gestionnaire de confiance : Colonna peut vous accompagner dans la gestion de vos contrats santé et prévoyance, y compris sur la vérification et le suivi des dispenses. N’hésitez pas à solliciter nos experts pour sécuriser vos process et garantir votre conformité.

    Besoin d’un accompagnement ? Contactez nos équipes dès maintenant !

  • Désignation de bénéficiaires en prévoyance : un point clé à ne pas négliger pour vos salariés et leurs proches

    Désignation de bénéficiaires en prévoyance : un point clé à ne pas négliger pour vos salariés et leurs proches

    Assurer l’avenir de ses salariés, c’est aussi les aider à protéger les familles en cas de décès. Pourtant, la désignation de bénéficiaires reste un sujet souvent sous-estimé, alors qu’elle peut avoir des conséquences majeures pour les proches du salarié disparu.

    Pourquoi est-il essentiel de compléter, vérifier et actualiser la clause bénéficiaire ?

    Lorsqu’un employeur souscrit un contrat de prévoyance incluant une garantie décès, une clause bénéficiaire est prévue pour déterminer qui recevra le capital prévu.

    Par défaut, si le salarié ne fait pas de désignation expresse, une clause-type, fixée par l’assureur, s’applique. Celle-ci suit généralement un ordre successoral classique, donnant priorité au conjoint non séparé de corps, puis aux enfants et enfin aux héritiers légaux. 

    Toutefois, cette clause standard peut ne pas correspondre aux situations personnelles modernes des salariés : concubinage, remariage, divorce en cours, familles recomposées, etc. De plus, même si certains assureurs intègrent désormais les partenaires de PACS dans leurs clauses types, les concubins peuvent parfois être exclus.

    Nous vous conseillons de bien vérifier la clause type présente dans votre contrat d’assurance car celle-ci peut différer d’un contrat à l’autre. 

    Les bonnes pratiques à adopter

    Informer et sensibiliser vos salariés sur l’importance de compléter une désignation de bénéficiaires, de la mise à jour régulière, notamment lors d’un mariage, d’un PACS, d’une naissance, d’un décès, d’une rupture de PACS ou d’un divorce.

    Mettre à leur disposition un formulaire de désignation personnalisé, en lien avec votre contrat de prévoyance.

    Faciliter l’accès à l’information en leur rappelant où trouver les détails de leur contrat (notice d’information, espace personnel, référent RH…).

    Une simple mise à jour peut faire toute la différence pour leurs proches en cas d’imprévu. Accompagnez vos collaborateurs dans cette démarche essentielle !

    Nos équipes sont à votre disposition pour vous aider à les sensibiliser sur ce sujet essentiel.

    N’hésitez pas à contacter votre conseiller Colonna pour en savoir plus !

     

     

     

  • La Déclaration Sociale Nominative (DSN) chez Colonna, une approche agile.

    La Déclaration Sociale Nominative (DSN) chez Colonna, une approche agile.

    Par ses fonctionnalités agiles, la solution DSN Colonna offre une gestion modulaire qui s’adapte à vos besoins tout en garantissant une gestion rigoureuse.

     

    Une solution au plus proche des attentes de nos clients

    Avec son outil de pilotage, elle permet notamment une activation « sur-mesure » des fonctionnalités de base, telles que :

     

    📃 La fiche de paramétrage : des formats et des envois sur mesure

    Elle est transmise via Net-entreprises sous 24h après chaque mise en gestion ou modification contractuelle.  Elle est exportable de Net-entreprises par SIRET, aux seuls formats PDF et XML.

    Vous avez de nombreux contrats à suivre ? Prévenez le service DSN : un fichier récapitulatif au format CSV vous sera adressé par mail, après vérification du contact demandeur.

     

    🙋‍♂️ Les affiliations-radiations : une actualisation au choix

    Si l’établissement est activé en affiliation-radiation DSN, les flux sont synchronisés chaque mois avec le système d’informations Colonna. Toute mise à jour par anticipation sur l’espace entreprise est également vérifiée a posteriori avec les flux.

     

    Si vous clôturez le contrat assuré par anticipation sur votre espace entreprise, la mise à jour web est priorisée.

    Vous n’avez pas encore activé cette fonctionnalité ? Contactez notre service DSN.

     

    💶 Le prélèvement SEPA DSN : le mode de paiement le + sûr

    Plusieurs modes de paiement : virement, paiement en ligne sur votre espace entreprise, ou prélèvement.

    Le prélèvement est le mode de paiement recommandé, vos avantages :

    • Vous êtes libéré(e) de la gestion manuelle des paiements
    • Vous bénéficiez d’une vérification complémentaire des cotisations prélevées sur paie avant toute remise en banque, afin de garantir l’exactitude des données.

    Vous souhaitez activer ce mode de règlement ? Paramétrez le bloc « versement » de votre logiciel de paie en sélectionnant le code « 05-prélèvement SEPA ».

    Vous recevez ensuite un mandat SEPA de confirmation à nous retourner.

     

    📩 La communication : automatique et adaptée

    Le bon déroulement des opérations est conditionné par la bonne conformité des flux. Nos communications sont envoyées au déclarant DSN.

    Besoin d’un point de situation mensuel ou trimestriel vers un autre contact : il est programmable sur simple demande à notre service DSN.

     

    Que se passe-t-il si la DSN est mal paramétrée ?

    • Risque d’erreur dans le traitement des événements de gestion véhiculés par la DSN, voire de non prise en compte
    • Non recouvrement des cotisations, risque de relance
    • Allongement des temps de traitement (pas d’intégration automatique en cas d’erreur de paramétrage)

    En adoptant la solution DSN Colonna, vous franchissez une étape importante vers la simplification de votre gestion sociale.

    Alors, contactez notre service DSN pour vérifier ces fonctionnalités activées sur votre périmètre.

     

    ☎️ Support et assistance dédiés :

    Pour vous accompagner dans l’utilisation optimale de la DSN, Colonna met à votre disposition une cellule dédiée composée d’experts spécialisés. Ces professionnels sont joignables via une ligne téléphonique directe, vous garantissant ainsi un accès privilégié à des conseils personnalisés et des solutions rapides à vos problématiques.

    📱09 78 36 69 12

    📧 dsn@colonnapartners.fr

  • #6 – Retrouvez les informations juridiques et réglementaires du moment

    #6 – Retrouvez les informations juridiques et réglementaires du moment

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